Entenda o valor gasto por impressão na sua empresa e saiba como controlar essa despesa
Com o passar dos anos o preço do papel passou por diversos aumentos, superando o custo de impressão em projetos de outsourcing. Com um valor próximo de R$ 0,04 por folha, o montante se tornou uma enorme despesa para as empresas.
Se o volume de reproduções por mês for alto, a ação pode representar uma quantia superior à terceirização. Se uma empresa imprime 150 mil páginas por mês, com o custo de R$ 0,04 cada, o valor total do período, apenas com o papel, é de R$ 6 mil.
Redução de gastos
Uma das maneiras de otimizar e reduzir o custo é imprimir frente e verso, sendo possível configurar como padrão para os equipamentos. Entretanto, nem sempre é possível utilizar essa técnica, visto o conteúdo das reproduções. Além disso, é fundamental que um papel nunca seja reutilizado, uma vez que ao passar pelo processo de impressão, a folha perde todas as propriedades eletroestáticas, aumentando em 70% o risco de atolamento em futuros trabalhos, podendo ocasionar quebra do equipamento.
O real desperdício
Em média, 15% de tudo que é reproduzido em uma empresa é desperdício, podendo chegar aos 30%. Reimpressão de arquivos, reprodução de e-mails, páginas da web e até impressões de aspecto pessoal fazem parte do volume diário. O controle desse montante é impossível de ser realizado sem que haja um software específico para auxiliar na gestão.
Com a utilização de programas de gerenciamento documental, é possível reduzir até 30% da quantidade mensal. Para uma companhia que imprime dez mil páginas por mês, a queda representaria três mil folhas a menos, ou seja, uma economia de R$ 4.320 em 36 meses.
O outsourcing
Com a terceirização do serviço, é possível possuir maior controle em relação à quantia de impressões e, também, ter um registro de tudo o que foi reproduzido e quem solicitou, sendo plausível a geração de cotas por usuário. Assim, é possível gerenciar, por meio de relatórios, o que foi impresso, quem foi o responsável e, também, o volume por departamento, equipamento, funcionário, etc.
Outra vantagem do outsourcing de impressão é a modalidade follow me (siga-me em inglês), que possibilita centralizar todos os pedidos em um servidor, concluindo o trabalho apenas quando o colaborador vai até o equipamento e insere suas credenciais para dar continuidade ao processo. Esse serviço torna-se interessante por diversos aspectos. O primeiro deles é que, como as solicitações são centralizadas, é possível concluir a reprodução em qualquer máquina que esteja conectada ao servidor, fazendo com que as filas de espera para retirada do documento acabem. Além disso, essa ferramenta auxilia na redução de impressões. A reprodução só é feita se o colaborador for até o equipamento para fazer a validação, sendo assim, nada será realizado sem que o usuário seja identificado pelo equipamento, reduzindo em até 100% o desperdício de papel.
